Hallituksen johtosääntö
Suomen Valjakkourheilijoiden liitto ry
(päivitetty 27.3.2021)
Sisällysluettelo
Suomen Valjakkourheilijoiden liiton hallituksen johtosääntö on tehty liiton hallituksessa toimiville henkilöille. Sen perustana on Suomen Valjakkourheiljoiden liiton hallinto-ohje.
Hallitus laatii itselleen työjärjestyksen, jota voidaan kutsua myös johtosäännöksi.
Hyvin laadittu johtosääntö tehostaa hallituksen työskentelyä. Johtosäännön ajantasaisuutta arvioidaan jatkuvasti ja toteutumista vuosittain.
Seuran johtosääntö voi muodostaa kokonaisuuden, joka sisältää hallituksen työjärjestyksen lisäksi myös muita ohjesääntöjä ja työjärjestyksiä kuten talous- ja henkilöstöohjesäännöt.
Suomen Valjakkourheilijoiden liiton sääntöjen mukaisesti hallituksen tehtävät ovat:
- hoitaa liiton asioita, sääntöjen ja liittokokouksen päätösten mukaisesti
- edustaa liittoa
- valita liiton edustajat muihin yhteisöihin
- kutsua liittokokoukset koolle ja valmistella niitä
- valita valiokunnat ja työryhmät
- pitää jäsenluetteloa
- nimittää ja erottaa liiton johtavat toimihenkilöt
- hoitaa liiton taloutta ja omaisuutta
- huolehtia talous- ja toimintasuunnitelmien sekä toimintakertomusten ja tilinpäätösten laatimisesta
- vahvistaa liiton sääntöjä alemmanasteiset määräykset ja ohjeet
- huolehtia arvokilpailujen anomisesta
- kouluttaa, nimittää ja erottaa kilpailutuomarit
- päättää jäseniin ja näiden jäseniin kohdistuvista kurinpitotoimenpiteistä
- päättää liiton ansiomerkkien myöntämisestä ja muiden kunnia- ja ansiomerkkien esittämisestä
- hoitaa muut liiton ja lajin toimintaa edistävät tehtävät.
Hallituksen puheenjohtaja kutsuu kokoukset koolle ja kokouksissa sihteerinä toimii liiton toimistosihteeri.
Puheenjohtaja johtaa kokouksessa puhetta.
Hallituksen jäsenet toimivat vuorollaan pöytäkirjan tarkastajina ja ääntenlaskijoina.
Hallituksen jäsenen tärkein velvollisuus on osallistua päätöksentekoon ja kokouksiin; ilman päätösvaltaisuutta on liitto toimintakyvytön.
Puheenjohtajan varahenkilönä toimii varapuheenjohtaja. Sihteerin ollessa estyneenä valitsee kokous keskuudestaan kokoussihteerin.
Hallituksen ensisijaisena tehtävänä on vastata päätösten tekemisestä ja toimisto vastaa päätösten mukaisesti päivittäisestä toiminnasta.
Toimiston tehtävänä on huolehtia siitä että liiton vuosikellon mukaiset vastuuasiat otetaan käsittelyyn ajallaan.
Hallitus ja puheenjohtajisto valvoo toimiston työskentelyä. Puheenjohtaja toimii työnantajan edustajana.
Toimikunnat valmistelevat omalle vastuualueelleen kuuluvat esitykset ja toimivat aihealueen asiantuntijaorganisaationa. Toimikunnan asettama esittelijä – yleensä toimikunnan jäsenenä tai puheenjohtajana toimiva hallituksen jäsen – esittelee toimikunnan valmisteleman esityksen hallitukselle.
Hallitus tekee päätöksiä esityksen perusteella. Tehty päätös palautetaan toimikunnalle toimeenpantavaksi.
Toimikunnan on pidettävä omista kokouksistaan pöytäkirjoja, jotka toimitetaan hallitukselle tiedoksi.
Toimikunnan kokoonpano on saatettava hallitukselle tiedoksi, ja mikäli esityksen valmistelussa on kuultu muita tahoja, tulee nämä olla annettuna tiedoksi esityksen liitteenä.
Hallitus valvoo toimikuntien työskentelyä ja on vastuussa toimikuntien tuotoksista.
Suomen Valjakkourheilijoiden liiton päätöksiä hoidetaan sähköpostikokouksina, etäkokouksina ja pöytäkokouksina.
Kokouksen esityslistan laatimisesta vastaa sihteeri. Esityslistalle esitettävät asiat on toimitettava sihteerille viikkoa ennen kokousta. Kiireellisissä asioissa voidaan aikataulusta poiketa puheenjohtajan luvalla. Kiireellinen käsittely edellyttää hallituksen erillistä tiedottamista asiasta.
Hallituksen jäsenten vastuulla on tutustua esityslistaan hyvissä ajoin ennen kokousta ja osallistua kokoukseen valmistautuneina.
Hallitus tekee päätöksiä esityksen perusteella. Vastaesitys otetaan huomioon mikäli toinen hallituksen edustaja kannattaa vastaesitystä.
Kokouksissa varapuheenjohtaja toimii jäsenistöltä tulleen aloitteen esittelijänä.
Hallituksen juokseva asiat päätetään ensisijaisesti sähköpostipäätöksinä. Hallituksen jäsenellä on mahdollisuus esittää asiaa käsiteltäväksi kokouksessa sähköpostimenettelyn sijaan, ja näin menetellään mikäli esitys saa kannatusta.
Sähköpostimenettelyssä on kaksi vaihetta:
Puheenjohtaja välittää hallitukselle esityksen ja avaa keskustelun. Avauksessa ilmoitetaan mihin mennessä keskustelu aikaisintaan päättyy. Puheenjohtaja voi harkinnan mukaan antaa keskustelun jatkua pidempään, mutta äänestykseen ei voida siirtyä ennen ilmoitettua ajankohtaa.
Keskustelun pohjalta puheenjohtaja muodostaa päätösesityksen tai päätösesitykset.
Keskustelun päätyttyä puheenjohtaja päättää keskustelun ja avaa äänestyksen päätösesityksen mukaisesti. Ilmoituksessa on ilmoitettava, milloin äänestys päättyy.
Lähtökohtaisesti äänestysvaihtoehdot ovat:
- KYLLÄ – kannatan esitystä
- EI – en kannata esitystä
- TYHJÄ – en ota kantaa asiaan, mutta ääni huomioidaan päätösvaltaisuutta määriteltäessä
Hallituksen jäseniä kehotetaan voimakkaasti antamaan äänensä jokaisessa äänestettävässä asiassa.
Mikäli äänestettävä on useita eri päätösesityksiä tai -vaihtoehtoja, voi puheenjohtaja muotoilla äänestettävät vaihtoehdot toisin harkintansa mukaisesti, hyvää hallintotapaa noudattaen.
Hallituksen kokoukset järjestetään ensisijaisesti etäkokouksena.
Hallitus päättää mitä etäkokous järjestelmää halutaan käyttää.
Puheenjohtaja muodostaa hallitusta varten kokouksen. Ja toimittaa kokouslinkin hallitukselle.
Hallituksen edustajia kehotetaan pitämään kokouksen aikana video-ominaisuuden poiskytkettynä ja mikrofonin mykistettynä, elleivät käytä ominaisuutta tai puheenvuoroa.
Hallituksen kokouksen enimmäispituus on kolme tuntia, ellei esityslistassa muuta ilmoiteta.
Puhetta johtaa puheenjohtaja ja puheenvuoro pyydetään kokouksessa sanomalla oma nimi, tai pöytäkokouksessa viittaamalla tai muulla kohteliaalla tavalla.
Hallituksen jäseniä kehotetaan kokouksissa pysymään asiassa ja kiinnittämään huomiota omaan esitystapaan; tavoitteena on muodostaa yhteisymmärrystä, ei erimielisyyttä. Hyvä keskustelukulttuuri edesauttaa tehokasta päätöksentekoa ja mielekästä hallitustyöskentelyä.
Hallituksen ei tule pyrkiä päätöksissä yksimielisyyteen demokratia kustannuksella; hallituksen jäsenellä on oikeus kirjata eriävä mielipide pöytäkirjaan ja muutenkin äänestyspäätökset ovat osa demokraattista prosessia. On luonnollista että eri henkilöt näkevät asia eri tavoin.
Hallituksen jäsenen vaitiolovelvollisuus koskee kaikkia henkilötietoja, jotka koskevat yhdistyksen jäseniä tai työntekijöitä:
- Esim. terveystiedot ja palkkatiedot
Hallituksen kokouksessa käytävät keskustelut eivät ole automaattisesti vaitiolovelvollisuuden piirissä.
Yksittäiset esityslistan kohdat voidaan sopia esityslistassa tai kokouksen aikana luottamukselliseksi, jolloin ne ovat vaitiolovelvollisuuden piirissä (esim. avoimet kurinpitomenettelyt)
Vaikka asia ei olisi vaitiolovelvollisuuden piirissä, tulee hallituksen jäsenen aina muistaa että luottamushenkilöllä on velvollisuus toimia liiton edun mukaisesti.
Hallituksen jäseneltä odotetaan suoraselkäisyyttä: tehdyn päätöksen arvosteleminen julkisesti jälkikäteen osoittaa huonoa harkintaa, erityisesti jos ei ole kokouksessa vastustanut päätöstä. Julkisissa keskusteluissa on toivottavaa pyrkiä avaamaan päätösten perusteita, vaikka olisi henkilökohtaisesti eri mieltä asiasta.