Hallinto-ohje
Suomen Valjakkourheilijoiden liitto ry
(päivitetty 17.3.2021)
Suomen Valjakkourheilijoiden liiton hallinto-ohje on tehty liiton hallinnossa toimiville henkilöille. Sen pohjana on palloliiton hyvä hallinto -ohje.
Hallinto-ohjeen tekemisessä on käytetty lähteinä muun muassa, Euroopan Jalkapalloliiton (UEFA), Good Governance ”Menucard” for National Associations (2009), Yhdistyksen hyvä hallinto -kirjaa (Perälä, Juutinen, Lilja, Lindgren, Reinikainen ja Steiner 2008) sekä Säätiöiden ja rahastojen neuvottelukunta ry:n julkaisemaa Säätiön hyvä hallinto -ohjetta (2009).
Koska hyvän hallinnon koodit ovat saaneet alkunsa pörssissä listattujen yhtiöiden hallinnoinnista,on lähteenä käytetty myös Arvopaperimarkkinayhdistyksen Suomen listayhtiöiden hallinnointikoodia 2008 ja Keskuskauppakamarin julkaisua ”Listaamattomien yhtiöiden hallinnoinnin kehittäminen”.
Urheilun alueelta työssä on käytetty SLU:n internet-sivuilla olevaa ”Seurajohtajan käsikirja – Päätä oikein”.
Hyvä hallintotapa perustuu aina liiton sääntöihin. Siten liitossa laadittavien strategioiden, toimintasuunnitelmien, valmennuksen linjojen ja muiden perusdokumenttien on oltava linjassa liiton sääntöjen kanssa. Tämän yhdenmukaisuuden varmistamiseksi ja jatkuvuuden takaamiseksi nämä dokumentit olisi säännöllisesti päivitettävä ja varmistettava jäsenten mahdollisuus tutustua niihin.
Yksinkertaistaen, liiton hyvä hallinto on osittain pakottavaa lainsäädäntöä ja osittain vain hyvää käytäntöä.
Liitto on juridisesti aatteellinen yhdistys, joka toteuttaa perustajiensa määräämää yleishyödyllistä tarkoitusta. Suomen Valjakkourheilijoiden liiton sääntöjen mukaan toiminnan tarkoituksena on edistää ja kehittää valjakkourheilua sekä toimia valjakkourheilun alalla toimivien jäsentensä valtakunnallisena liittona. Liiton toiminnan perustana ovat liikunnan eettiset arvot ja urheilun reilun pelin periaatteet. Toiminnassa pyritään edistämään sukupuolten välistä tasa-arvoa.
Juridisesti liitto on rekisteröity yhdistys, jota sitoo omien sääntöjen lisäksi yhdistyslainsäädäntö. Yhdistyslaissa säädetään yhdistyksen toiminnasta ja valvonnasta.
Tämän tarkoituksen toteuttamiseksi liitossa on organisaatio, joka toimii vapaaehtoisperusteisesti talkootyönä ja palkatun henkilöstön voimin.
Yhdistys eroaa osakeyhtiöstä muun muassa siten, että sen pääasiallisena tarkoituksena ei ole harjoittaa liiketoimintaa tai tuottaa voittoa, eikä sillä ole omistajia.
Yleishyödyllisyys on verotukseen liittyvä käsite, joka on erotettava yhdistyslain hyödyllisyysvaatimuksesta. Sinänsä aatteellinen yhdistys ei ole automaattisesti yleishyödyllinen yhteisö. Ollakseen sellainen yhdistyksen toiminnan tulee täyttää verolainsäädännössä yleishyödyllisyydelle säädetyt edellytykset. Yleishyödyllisyyttä käsitellään tarkemmin verotusta koskevassa luvussa.
Yhdistyksen sääntöjen määräämää tarkoitusta kunnioitetaan liiton kaikessa toiminnassa, eikä sitä voida sivuuttaa. Toimintalinjassa, valmennuslinjassa, strategiassa, missiossa, visiossa, toimintasuunnitelmassa tai missä tahansa vastaavassa dokumentissa on otettava huomioon seuran sääntöjen mukainen tarkoitus. Tämä tarkoitus on oltava myös jokaisen liiton jäsenseuran tai jaoston vastaavissa asiakirjoissa eikä yhdellekään liiton nimen alla toimivalla toimikunnalla tai jäsenseuralla ole oikeutta toimia seuran tarkoituksen vastaisesti. Liiton hallituksen tehtävä ja vastuu tämän periaatteen toteuttamisessa on keskeinen ja hallituksen velvollisuutena ehdoton.
Yhdistysrekisteri vahvistaa yhdistyksen, eli liiton säännöt, joista käyvät ilmi yhdistyksen tarkoituksen lisäksi keskeiset toimintaperiaatteet sekä toimielinten ja toimihenkilöiden vastuut. Käytännössä kuitenkin toimihenkilöiden ja -elinten vastuut ja tehtävät määritellään esimerkiksi hallituksen vahvistamassa johtosäännössä tai työjärjestyksessä.
Liiton hallituksen on huolehdittava sääntöjen ja muiden asiakirjojen ajanmukaisuudesta. Niitä tulee muuttaa, jos se muuttuneiden olosuhteiden tai muiden syiden vuoksi havaitaan tarpeelliseksi. Muutokset toteutetaan säännöissä mainitulla tavalla. Sääntömuutos astuu voimaan vasta rekisteröinnin jälkeen. Muiden asiakirjojen kuten hallintosäännön, taloussäännön, valmennuksen linjauksen yms. päivitys kuuluu niin ikään hallituksen tehtäviin.
Liiton säännöt julkaistaan liiton kotisivuilla internetissä.
Rekisteröity yhdistys on itsenäinen oikeushenkilö, joka voi saavuttaa nimiinsä oikeuksia ja tehdä sitoumuksia sekä kantaa ja vastata.
Yhdistyksen hallitus on vastuussa yhdistyksen toiminnasta ja varallisuuden hoidosta. Hallituksen toiminnan päämäärä on yhdistyksen tarkoituksen toteuttaminen ja sitä ohjaa velvoite huolellisuuteen ja lojaalisuuteen sekä toimimiseen vain yhdistyksen hyväksi. Vaikka liitossa toimii lukuisa määrä toimi- tai valiokuntia tiettyjä toimia varten, hallitus vastaa yhdistyksen kokouksen päättämien asioiden toteuttamisesta. Vastuu on tältä osin jakamatonta, vaikka asioiden valmistelun ja toteuttaminen voidaankin delegoida. Hallituksen jäsen on kuitenkin vastuussa tuottamuksellisesti aiheuttamastaan vahingosta. Tältä osin vastuu on siis laajempi kuin liittoon työsuhteessa olevilla henkilöillä.
Liitolla on aina oltava hallitus, joka hoitaa liiton asioita lain ja yhdistyksen sääntöjen mukaan. Hallituksen tehtävä on toteuttaa ja valvoa yhdistyksen vuosikokouksen päätöksiä.
Hallituksen alaisuuteen voidaan perustaa toimikuntia tai valiokuntia vastaamaan tietyistä seuran toiminnoista kuten varainhankinnasta, kilpailutoiminnasta, harrasteliikunnasta, tai viestinnästä.
Päätösvaltaa voidaan siirtää hallitukselta yhdistyksen muille toimielimille tai toimihenkilöille vain mikäli säännöissä näin määrätään. Sen sijaan toimikuntia voidaan perustaa muutoinkin kuin johtosääntöön tai työjärjestykseen perustuen. Tällöin hallitus ja sen jäsenet kuitenkin vastaavat toimikuntien toiminnasta.
Yhdistyksellä ei ole osakeyhtiölain toimitusjohtajaa vastaavaa lakisääteistä toimielintä. Toiminnanjohtajasta ei säädetä laissa vaan se on joko luottamustoimi tai työsuhde. Suomen Valjakkourheilijoiden liitolla ei tällä hetkellä ole varsinaista toiminnanjohtajaa, vaan toiminnanjohtajan tehtävät on jaettu liiton puheenjohtajiston ja palkatussa työsuhteessa toimivan toimistosihteerin välillä.
Seuralla on hallitus, joka hoitaa seuran asioita. Hallituksessa on oltava vähintään puheenjohtaja ja kaksi jäsentä. Jäsenten on oltava 15 vuotta täyttäneitä ja puheenjohtaja ei saa olla vajaavaltainen.
Liittohallitukseen kuuluvat sääntömääräisen liittokokouksen vuosittain valitsemat puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja sekä 8 muuta jäsentä, vuorovuosin vaihtuu 4 jäsentä, ja kaikkien toimikausi on kaksi vuotta.
Hallituksen jäsenellä on oltava asuinpaikka Suomessa.
Liiton jäsenet valitsevat hallituksen jäsenet jäsenkokouksessa. Varsinaisen jäsenen äänimäärä määräytyy liiton sääntöjen mukaisesti.
Äänestykset suoritetaan henkilövalinnoissa lippuäänestyksellä, ellei kokous toisin päätä. Muissa asioissa äänestys tapahtuu avoimesti, ellei lippuäänestystä vaadita. Kokouksen päätökseksi tulee se mielipide, jota on kannattanut yli puolet annetuista äänistä. Henkilövaalit ratkaistaan siten, että eniten ääniä saaneet valitaan. Mikäli valittavana on yksi henkilö, tämän on saatava puolet annetuista äänistä. Äänten mennessä tasan henkilövaali ratkaistaan arvalla, muissa asioissa ratkaisee puheenjohtajan ääni.
Suomen hallituksen ilmoittamissa poikkeustilanteissa äänestys tapahtuu kaikissa äänestystilanteissa avoimesti parhaalla katsotulla tavalla ja äänestystä ei voi vaatia järjestettäväksi muulla tavoin.
Hallituksen jäsenten lukumäärän ja kokoonpanon on mahdollistettava hallituksen tehtävien tehokas ja tarkoituksenmukainen hoito. Kokoonpanossa tulee huomioida liiton toiminnan tarpeet, hallituksen jäsenten vaihtuvuus sekä monipuolisuus.
Hallituksen jäseneksi valittavalla on oltava yhdistyksen toimintaan ja toimialaan liittyvää asiantuntemusta sekä riittävästi aikaa tehtävän hoitamiseen. Jäseneksi valittu sitoutuu toimimaan hallituksessa koko toimikautensa. Eroa hallituksesta tulee pyytää vain harkitusti.
Hallituksen jäsen voidaan erottaa jäsenkokouksessa.
Hallituksen jäsen edustaa seurassa toimiessaan vain liittoa, ei sidosryhmää tai muuta tahoa ja hänen tulee työskennellä hallituksessa liiton eduksi. Hän ei siis ole edustamassa yhtä seuraa, ikäryhmää tai sukupuolta hallituksessa.
Hallituksen jäsen kunnioittaa ja noudattaa hallituksessa tehtyjä päätöksiä, mutta hänen ei tule hyväksyä lain tai sääntöjen vastaisia päätöksiä tai näiden täytäntöönpanoa.
Ottaessaan vastaan toimensa hallituksen jäsen sitoutuu käyttämään riittävän määrän aikaa liiton asioiden hoitamiseen riippumatta siitä, saako hän toimestaan palkkaa tai palkkiota.
Hallitus hoitaa liiton asioita ja edustaa sitä.
Hallitus on vastuussa yhdistyksen tarkoituksen toteuttamisesta, toiminnan järjestämisestä ja yhdistyksen varojen hoidosta. Hallitus johtaa, ohjaa ja valvoo yhdistyksen toimintaa. Sen tehtävänä on laatia ja hyväksyä yhdistyksen keskeiset toimintaperiaatteet ja -suunnitelmat ja valvoa niiden toteutumista.
Yhdistyksen hallituksen kokousten koollekutsuminen ja asialistan laatiminen on hallituksen puheenjohtajan vastuulla, mutta käytännön järjestelyistä voidaan sopia ohjesäännössä tai työjärjestyksessä. Hallitus kokoontuu yhdistyksen tarkoituksen toteuttamisen kannalta riittävän usein. Hallituksen jäsenten tulee vastuullisesti ja huolellisesti asioihin perehtyneinä osallistua kokouksiin. Kokouksiin osallistuminen ilman riittävää esillä oleviin asioihin perehtymistä on muiden hallitusten jäsenten kannalta turhauttavaa ja osoittaa hallituksen jäsenessä välinpitämättömyyttä liittoa kohtaan.
Hallituksen päätösten tulee olla selkeitä ja ymmärrettäviä, ja niistä on pidettävä pöytäkirjaa. Dokumentointipakko on ehdoton edellytys hallinnon läpinäkyvyyden, demokratian ja jäsenten tasapuolisen kohtelun varmistamiseksi.
Sähköpostilla tehdyt päätökset kirjataan aina seuraavan kokouksen pöytäkirjaan vahvistettaviksi.
Hallitus huolehtii siitä, että liiton organisaatio ja henkilökunta sekä henkilöstön työtehtävät ovat tarkoituksenmukaisia tavoitteiden saavuttamiseksi ja että liitolla on toimiva johtamis- ja valvontajärjestelmä. Hallitus voi antaa yhdistyksen asioiden valmistelu- ja toimeenpanotehtäviä muille toimielimille tai -henkilöille kuten jaostoille tai nuorisopäällikölle myös yhdistyksen ulkopuolelle. Vastuutoiminnan järjestämisestä ja valvonnasta säilyy kuitenkin aina hallituksella, eikä päätösvaltaa voida siirtää yhdistyksen ulkopuolelle. Mahdollisesta työnjaosta huolimatta hallitus tekee päätökset ja vastaa niistä kokonaisuutena.
Hallitus huolehtii yhdistyksen taloudenhoidosta. Hallitus vastaa yhdistyksen kirjanpidon järjestämisestä, tilinpäätöksen laadinnasta sekä tilintarkastuksessa mahdollisesti havaittujen puutteiden korjaamisesta.
Hallitus huolehtii siitä, että yhdistys toteuttaa aktiivisesti ja kustannustehokkaasti tarkoitustaan sääntöjen mukaisilla menettelytavoilla. Yhdistyksen hallintokustannusten tulee olla asianmukaisesta toiminnasta johtuvia ja sen laatuun ja laajuuteen nähden kohtuullisia. Yhdistyksen toimintamenojen kohdentumista valvotaan säännöllisesti.
Hallitus huolehtii, että yhdistyksen sääntöjä muutetaan, jos muuttuneet olosuhteet tai muut syyt sitä edellyttävät. Jos yhdistyksen toimintaedellytykset ovat lakanneet, hallitus huolehtii yhdistyksen lakkauttamisesta, sulautumisesta toiseen yhdistykseen tai konkurssiin hakeutumisesta.
Hallitus laatii itselleen työjärjestyksen, jota voidaan kutsua myös johtosäännöksi.
Hyvin laadittu johtosääntö tehostaa hallituksen työskentelyä. Johtosäännön ajantasaisuutta arvioidaan jatkuvasti ja toteutumista vuosittain. Johtosääntö voi sisältää esimerkiksi
- Hallituksen, hallituksen puheenjohtajan ja hallituksen sihteerin keskeiset tehtävät
- työnjaon hallituksen ja toimiston välillä
- työnjaon hallituksessa, esimerkiksi erilaisten vastuualueiden jakaminen hallituksen jäsenille kuten talous, kehitys, ympäristöasiat, koulutus jne.
- hallituksen kokoustyöskentelyn periaatteet, esimerkiksi kokousten enimmäispituudet
- ohjeet hallituksen muusta työskentelystä kuten work shopien pitäminen kauden aikana
- ohjeet yhteydenpito- ja yhteistoimintamuodoista operatiivisen johdon kanssa
- ohjeet hallituksen jäsenen vaitiolovelvollisuudesta
- hallituksen toiminnan arviointiperiaatteet ja -tavat esimerkiksi itsearvioinnin periaatteet
Seuran johtosääntö voi muodostaa kokonaisuuden, joka sisältää hallituksen työjärjestyksen lisäksi myös muita ohjesääntöjä ja työjärjestyksiä kuten talous- ja henkilöstöohjesäännöt.
Hallitus kokoontuu säännöllisesti ja aina tarvittaessa. Hallituksen kokousmenettely kirjataan hallituksen työjärjestykseen. Hallituksen kokouksista pidetään juoksevasti numeroitua pöytäkirjaa, joka liitteineen säilytetään luotettavalla tavalla ja pysyvästi. Hallituksen kokouksen päätökset julkaistaan pöytäkirjan tarkistamisen jälkeen liiton nettisivuilla. Osia pöytäkirjoista voidaan jättää julkaisematta hallituksen harkinnan mukaisesti, mutta julkaisematta jätetty osa tulee kuitenkin ilmetä julkaistusta pöytäkirjasta.
Hallituksen jäsenen on perehdyttävä aktiivisesti ja huolellisesti yhdistyksen asioihin sekä sen toimintaa ohjaaviin sääntöihin, sisäisiin työjärjestyksiin ja lakeihin. Hallituksen puheenjohtaja huolehtii siitä, että kaikilla hallituksen jäsenillä on riittävät tiedot liiton toiminnasta. Hallituksen toiminta järjestetään niin, että sen jäsenillä on riittävästi tietoa kunkin päätöksen tekemiseksi. Kaikki asiat, jotka kokouksessa käsitellään, on oltava asialistalla ja huolellisesti valmisteltuja päätöksen tekemistä varten.
Hallituksen tehtävä on tehdä asioista selkeitä toimeenpantavia päätöksiä.
Kun uusi jäsen tulee hallitukseen, hänen velvollisuutensa on perehtyä seuran toimintaan kokonaisuutena, vaikka hänellä olisi jo aiemmin kokemusta seurassa sen jäsenenä taikka toimihenkilönä.
On huolehdittava, että hän saa riittävästi tietoa yhdistyksen toiminnasta, toimintaa ohjaavasta lainsäädännöstä sekä yhdistyksen säännöistä ja sisäisistä työjärjestyksistä.
Hallituksen jäsenet eivät osallistu asian valmisteluun, käsittelyyn, päätöksentekoon ja toimeenpanoon, jos heidän objektiivisesti arvioiden voidaan katsoa olevan esteellisiä. Hallituksen jäsenet ilmoittavat ennen asian valmistelua mahdolliset päätöksentekoon vaikuttavat sidonnaisuudet ja eturistiriidat.
Hallituksen tehtävien hoitaminen tehokkaasti ja tarkoituksenmukaisesti voi edellyttää toimikuntien asettamista. Tavanomaista on perustaa toimikuntia hoitamaan esimerkiksi varojen keräystä, valmennusta, junioritoimintaa tms.
Hallitus valitsee toimi- ja valiokuntien jäsenet keskuudestaan tai tarvittaessa liiton hallituksen ulkopuolelta. Ne voivat valmistella hallitukselle kuuluvia asioita perehtyen niihin laajemmin ja syvemmin kuin koko hallitus. Niillä ei ole itsenäistä päätösvaltaa, ellei yhdistyksen säännöissä toisin määrätä.
Valiokunnat raportoivat säännöllisesti työskentelystään hallitukselle.
Liitossa voi olla myös jaostoja, toimikuntia tai valiokuntia, joilla on vain toimeenpaneva tehtävä esimerkiksi seminaarin järjestäjänä. Tällöin niillä ei ole edellä mainittua roolia vaan ne toimeenpanevat liiton varsinaista yleishyödyllistä toimintaa.
Yhdistyksen hallitus voi valita toiminnanjohtajan johtamaan ja hoitamaan päivittäistä seuratoimintaa.
Toiminnanjohtaja ei ole yhdistyksen toimielin samassa mielessä kuin toimitusjohtaja osakeyhtiössä, vaikka toiminnanjohtajasta olisi määrätty säännöissä. Yhdistyslaissa ei ole määräyksiä toiminnanjohtajan tehtävistä tai vastuista. Yhdistyksen hallitus valvoo toiminnanjohtajan toimintaa ja määrää yhdistyksen työjärjestyksessä, kuka toimii toiminnanjohtajan esimiehenä. Toiminnanjohtaja voi olla luottamustoiminen tai työsuhteessa seuraan. Seuran hallituksen puheenjohtajaa ei valita työsuhteiseksi toiminnanjohtajaksi.
Yhdistyksen säännöissä toiminnanjohtajalle voidaan antaa päätösvaltaa tietyissä asioissa. Hallitus ei kuitenkaan voi siirtää omaa vastuutaan toiminnanjohtajalle. Hallituksen vastuu on jakamaton.
Muutoin toiminnanjohtajan tehtävistä ja työnkuvasta määrätään yhdistyksen sisäisessä työjärjestyksessä ja toiminnanjohtajan kanssa tehtävässä työsopimuksessa, jonka hallitus hyväksyy. Toiminnanjohtajan ja muiden toimihenkilöiden kuten valmennuspäällikön tai nuorisopäällikön tehtäväkuvan määrittely on yksi hallituksen keskeisimpiä tehtäviä. Huonoon lopputulokseen päästään kun toiminnanjohtaja ja muut työsuhteessa tai muutoin vastaavia tehtäviä hoitavat henkilöt määrittelevät työnkuvansa itse tai niitä ei määritellä kirjallisesti lainkaan. Niiden päivittäminen on yhtä tärkeää muuttuneiden olosuhteiden myötä.
Toiminnanjohtaja voi ryhtyä seuran toiminnan kannalta huomattaviin ja laajoihin toimiin vain hallituksen valtuuttamana. Toiminnanjohtaja ei pääsääntöisesti saa lahjoittaa, lainata, myydä, vaihtaa tai pantata yhdistyksen omaisuutta eikä ottaa lainaa ilman hallituksen valtuutusta. Toiminnanjohtaja ei voi päättää keskeisistä tarkoituksen toteuttamiseen liittyvistä toimista kuten liiton jäsenyyksistä, lisenssiehdoista tai toimikunnan perustamisesta. Suhteessa hallitukseen toiminnanjohtajalla on valmisteleva ja toimeenpaneva rooli. Hänen on valmisteltava esityksensä huolella ja raportoitava toimeenpanosta säännöllisesti hallitukselle.
Toiminnanjohtajan ohella muun toimivan johdon sekä muiden tarvittavien toimielinten organisaatio, tehtävät, vastuut ja valvonta kuvataan yhdistyksen työjärjestyksessä. Jos toimivalle johdolle tai (pysyvälle tai tilapäiselle) toimielimelle annetaan päätösvaltaa, sen alue yksilöidään yhdistyksen säännöissä. Päätösvaltaa ei voida koskaan siirtää seuran ulkopuolelle. Tällaisia henkilöitä ovat muun muassa valmennuspäälliköt, markkinointipäälliköt, nuorisopäälliköt ja toimistopäälliköt.
Seurassa voi olla luottamustoimisia ja työsuhteisia toimihenkilöitä sekä muita työntekijöitä. Heidän on oltava tehtäviinsä riittävän päteviä ja asiantuntevia. Työntekijöiden tehtävät määrätään sisäisissä työjärjestyksissä ja työsopimuksissa. Pätevistä valmentajista, valmennuspäälliköistä, kilpailupäälliköistä ja muista vapaehtoisista tai kulukorvauksella toimivista on huutava pula eikä näitä latukriteereitä täyttäviä ole tarjolla. Tällöin liiton koulutusohjelma tulee yhäkin keskeisempään asemaan toiminnassa.
Yhdistys voi ulkoistaa operatiiviseen toimintaan ja hallintoon liittyviä, tarkoituksen toteuttamista tukevia toimintoja. Päätöksentekoa ja vastuuta ei voi kuitenkaan koskaan siirtää tai ulkoistaa, vaan vastuu yhdistyksen hallinnon, varainhoidon, organisaation ja toiminnan asianmukaisuudesta on aina hallituksella.
Ulkoistaminen voi auttaa yhdistystä keskittymään tarkoituksensa toteuttamiseen, kun erityisosaamista edellyttävät tai rutiininomaiset toiminnot annetaan niiden hoitamiseen erikoistuneelle ammattilaiselle. Ulkoistaminen ei saa hämärtää yhdistyksen johtamista ja vastuurakenteita. Ulkoistamisen kohteena voi olla esimerkiksi varainhankinta, varustehuolto, taloushallinto taikka tiedotus.
Ulkoistamisesta saattaa olla apua myös niin sanottujen vaarallisten työyhdistelmien estämisessä.
Vaarallisilla työyhdistelmillä tarkoitetaan tilanteita, joissa vain yksi tai muutama henkilö hoitaa taloushallintoa ilman riittävää valvontaa. Esimerkiksi omia kulujaan tai maksujaan ei voi kukaan itse hyväksyä, eikä alainen voi hyväksyä esimiehensä kuluja tai maksuja. Ulkoistettu tilitoimistopalvelu voi olla käytännön apuna operatiivisen johdon laskujen hyväksymisessä, vaikka se viime kädessä on hallituksella taikka hallituksen puheenjohtajalla.
Ulkoistettavia ovat tekniset ja rutiininomaiset toiminnot kuten kirjanpito, palkanlaskenta ja varainhankinta. Ulkoistamisen hyötyä ja tarkoituksenmukaisuutta tulee aina punnita suhteessa yhdistyksen hallintokustannuksiin.
Toimihenkilöille ja toimielinten jäsenille voidaan maksaa palkkioita. Yhdistyksen avoimuuden ja läpinäkyvyyden lisäämiseksi yhdistyksen olisi hyvä julkistaa vuosikertomuksessa eri toimielinten jäsenten palkkioiden kokonaismäärät tai palkkioiden maksamisen periaatteet. Lisäksi voi harkita luottamushenkilöiden palkkioiden yhteissumman julkistamista toimintakertomuksessa.
Tämä koskee silloin valmennukseen, seurajohtamiseen, koulutukseen, kilpailutoimintaan tai mihin muuhun tahansa toimintaan liittyviä kuluja
Palkkioista ja palkoista päättää hallitus.
Henkilö on esteellinen osallistumaan omaa palkkiotaan koskevan asian käsittelemiseen ja päätöksentekoon.
Yhdistyksen hyväksi tehtävästä työstä maksettavien palkkioiden tulee olla kohtuullisia suhteessa toiminnan laatuun ja laajuuteen. Palkkioilla tarkoitetaan kokouspalkkioita, muita palkkioita, palkkoja, korvauksia, hyvityksiä sekä muita etuuksia, joita toimielimen jäsen tai toimihenkilö saa seuralta.
Tämä koskee myös urheilijoita, valmentajia, joukkueenjohtajia ja huoltajia.
Palkkioiden kohtuullisuutta valvotaan säännöllisesti ja jatkuvasti yhdistyksen sisäisissä valvontajärjestelmissä.
On muistettava, että yhdistyksen tarkoituksena ei voi olla taloudellisen edun hankkiminen yhdistyksen jäsenelle tai toimihenkilölle.
Tavanomaista arvokkaampien hankintojen tekemisestä tulee laatia kirjalliset periaatteet. Valmentajien ja pelaajien hankkimisen pelisäännöt on määriteltävä ohjesäännössä. Sillä ei ole asiassa merkitystä maksaako yksittäinen joukkue valmennuskulut itse. Valmentajan palkkiosta viime kädessä vastaa kuitenkin seura.
Yhdistyksen hallitus ja toimihenkilöt voivat antaa suhdetoiminnassa tavanomaisia lahjoja sidosryhmilleen. Esimerkiksi merkkipäivälahjat tai lahjat ulkomaisille vieraille ovat tällaisia lahjoja. Lahjojen antamisesta tulee kirjata periaatteet esimerkiksi yhdistyksen työjärjestykseen. Yhdistyksissä lahjojen hankinta on rajatumpaa kuin yrityksissä.
Yhdistyksen edustamisessa ja kestitsemisessä noudatetaan samoja periaatteita kuin lahjojen hankinnassa. Sidosryhmille tarkoitetut tilaisuudet kuuluvat yhdistyksen perusteltuun suhdetoimintaan.
Yhdistyksen lähipiirillä tarkoitetaan yleensä hallituksen jäseniä, muiden toimielinten jäseniä, toiminnanjohtajaa tai muuhun toimivaan johtoon kuuluvaa henkilöä, näiden avio- tai avopuolisoa ja lapsia sekä näiden omistamia tai määräysvallassa olevia yhtiöitä ja yhdistyksiä. Yhdistyksen lähipiiriin kuuluvat myös samaan (kirjanpidolliseen) konserniin kuuluvassa toisessa yhteisössä ja yhdistyksessä edellä mainitussa asemassa olevat henkilöt.
Yhdistyksen lähipiiriin kuuluvien lojaalisuusvelvollisuuteen kuuluu välttää sopimussidonnaisuuksia yhdistyksen kanssa. Jos yhdistyksen etu edellyttää tällaisia sopimuksia, hallituksen on osoitettava ne yhdistyksen edun mukaisiksi ja ne käsitellään ja päätetään dokumentoidusti yhdistyksen hallituksessa.
Lähipiirille maksettavien palkkioiden tulee olla tavanomaisia ja perustua yhdistyksen hyväksi tehtävään välttämättömään työhön.
Lähipiirisidonnaisuudet raportoidaan yhdistyksen vuosikertomuksessa.
Yhdistyksen toimielinten jäsenten ja toimihenkilöiden tulee tiedostaa vastuunsa yhdistyksen edustajana. Hallituksen jäsenen vastuu perustuu yhdistyslain velvoitteeseen asioiden huolellisesta hoitamisesta. Muun toimielimen jäsen on vastuussa toimielimelle määrättyjen tehtävien huolellisesta hoitamisesta.
Hallituksen vastuu voi olla vahingonkorvausoikeudellista tai rikosoikeudellista. Hallituksen jäsen saattaa joutua korvausvastuuseen tekemistään päätöksistä ja hoitamistaan yhdistyksen asioista tai näiden laiminlyömisestä. Korvaukseen saattaa olla oikeutettu yhdistys tai kolmas taho. Hallituksen jäsenten vastuu on pääsääntöisesti yhteisvastuullista. On huomattava, että hallitus ei vapaudu vahingonkorvaus- tai rikosoikeudellisesta vastuustaan, vaikka yhdistyksen kokous myöntäisi hallituksen jäsenille vastuuvapauden.
Luottamushenkilö vastaa yhdistykselle tai kolmannelle taholle aiheuttamastaan vahingosta yhdistyslain nojalla. Työsuhteinen toimihenkilö ja työntekijä vastaavat seuralle tai kolmannelle taholle aiheuttamastaan vahingosta työsopimuslain ja vahingonkorvauslain nojalla.
Toiminnanjohtajan, valmennuspäällikön ja vastaavan vastuu riippuu siitä, toimiiko hän luottamushenkilönä vai työsuhteessa. Mikäli hän toimii luottamushenkilönä, hän vastaa yhdistykselle tahallisesti tai tuottamuksella aiheuttamastaan vahingosta kuten toimielimen jäsen. Työsuhteisena toimiva toiminnanjohtaja ei vastaa lievän tuottamuksen johdosta seuralle aiheuttamastaan vahingosta, ja hänen kohdallaan vastuuta voidaan aina sovitella.
Yhdistyksen toimintaan sisältyy päätöksiä ja toimintoja eri alueilla ja tasoilla niihin liittyvine vastuineen. Toiminta pohjautuu yhdistyksen sääntöihin.
Suomen Valjakkourheilijoiden liitolle on laadittu voimassaoleva strategia vuosille 2019-2024. Hallitus vastaa liiton toiminnan järjestämisestä siten, että sääntöjen mukainen tarkoitus toteutuu strategian edellyttämällä tavalla. Tähän hallitus myöntää resurssit tilanteen mukaan. Hallitus tarkastelee säännöllisesti toiminnan tarkoituksenmukaisuutta ja vaikuttavuutta sekä tehokkuutta arvioiden, tuoko yhdistyksen toiminta sidosryhmilleen ja yhteiskunnalle perustamistarkoitusta vastaavaa lisäarvoa. Tällöin hallitus tarkastelee lyhyen ja pitkän aikavälin tavoitteiden toteutumista suhteessa yhdistyksen tarkoitukseen ja käytettävissä oleviin resursseihin. Prosessiin sisältyy olennaisena osana hallituksen oman toiminnan arviointi. Se voidaan toteuttaa joko sisäisenä tai ulkopuolisena arviointina.
Strategiassa on määritelty seuraava visio:
Vuonna 2024 koiravaljakkourheilu on Suomessa voimakkaasti kasvava laji jonka toiminnassa on huomioitu eri-ikäiset ja -tasoiset harrastajat ja kilpailijat, ja toimintaa järjestetään kattavasti koko Suomessa. Suomen Valjakkourheilijoiden liitolla on tasokas maajoukkue ja toimiva valmennusohjelma, jonka avulla junioritoiminnan piiristä nousee uusia huippuja sekä talvi- että kesälajeihin.
Liiton piirissä järjestetään aktiivisesti monipuolista harrasteliikuntaa ympäri Suomea ja toimintaa ohjaavat yhteisöllisyyden ja yhdenvertaisuuden arvot. Seuratoiminnan tueksi liitto organisoi koulutusohjelmaa ja jakaa aktiivisesti tietoa valmennusohjelman kautta.
Suomen Valjakkourheilijoiden liitto tekee aktiivisesti töitä lajin edunvalvonnan ja eläinten hyvinvoinnin edistämiseksi ja on tunnustettu asiantuntijataho koiraurheilun saralla.
Strategiassa on tehty seuraavat painopistevalinnat:
- Kasvua matalan kynnyksen tapahtumista
- Taloudellisten resurssien turvaaminen
- Sisällöntuotanto näkyvyyden tukena
- Lajivalikoiman selkeyttäminen
- Kansainvälisen jalanjäljen kasvattaminen
Voimassaolevassa strategiassa liiton pitkän aikavälin tavotteiksi on määritelty seuraavat mittarit:
… edustaa yli 1000 lisenssiurheilijaa.
… edustaa yli 50 junioriurheilijaa.
… valmentaa aktiivisesti maajoukkuetta.
… on varmistanut ladun- ja urankäyttöoikeudet harrastajille.
… perehdyttää vuosittain eläinlääkäreitä ja -hoitajia lajin tarpeisiin.
Yhdistyksen taloudenhoidon perustana on tarkoituksen häiriötön toteuttaminen nyt ja tulevaisuudessa. Yhdistyksen hallitus vastaa seuran taloudesta. Ohjenuorana on, että yhdistyksen omaisuudesta pidetään parempaa huolta kuin omasta.
Yhdistys kerää varoja rahoittaakseen varsinaista toimintaansa. Hallitus määrittelee varainhankinnan tavoitteet ja muodot sekä varainhankinnassa noudatettavat tavat ja eettiset periaatteet. Hallitus huolehtii siitä, että yhdistyksen saamat tulot käytetään yhdistyksen tarkoituksen toteuttamiseen esimerkiksi yhteistyökumppanin tai lahjoittajan haluamalla tavalla. Liiton hallitus määrittelee myös jäsenmaksun ja lisenssimaksut.
Yhdistys hankkii asianmukaiset luvat yleisölle suunnattujen keräysten ja arpajaisten toimeenpanemiseen ja noudattaa näitä koskevaa lainsäädäntöä. Keräysten ja arpajaisten markkinoinnissa noudatetaan hyvää tapaa ja eettisesti kestäviä periaatteita. Markkinointimateriaalissa selvitetään muun muassa seuran taustatiedot, varojen keräystapa ja niiden käyttökohde.
Jos yhdistys saa rahoitusta julkisista lähteistä kuten kunnalta tai maakunnalta, rahoittajalle tehdään asianmukaiset ilmoitukset varojen käytöstä. Keräysten tuotot, kulut ja nettotuoton käyttö raportoidaan yhdistyksen vuosikertomuksessa ja kotisivuilla keräyksittäin. Myös julkisesta rahoituksesta raportoidaan vuosikertomuksessa ja kotisivuilla.
Yhdistys ei tee yhteistyösopimuksia, jotka eivät ole seuran edun mukaisia tai joiden ehtoja seura ei kykene tai halua täyttää.
Yhdistystä ei voi perustaa liiketoiminnan harjoittamiseksi. Seura voi tarkoituksensa toteuttamiseksi harjoittaa vain sellaista liiketoimintaa, joka on mainittu sen säännöissä ja joka välittömästi palvelee yhdistyksen tarkoituksen toteutumista.
Hallitus huolehtii siitä, että yhdistyksen tai yhdistyskonsernin pääasiallinen toiminta ei ole liiketoiminnan harjoittamista. Tarvittaessa hallitus luopuu yhdistyksen omasta liiketoiminnasta esimerkiksi myymällä sen. Liiketoiminnan myymisessä on muistettava yhdistyksen etu, joka tarkoittaa muun muassa sitä, että myynnin tulee tapahtua käypään arvoon.
Yhdistys voi ottaa velkaa varsinaista toimintaansa varten, esimerkiksi siihen liittyvän kiinteistön tai laitoksen rakentamiseen tai korjaamiseen. Yhdistys ei pyri velkarahoituksella laajentamaan yhdistyksen varsinaista toimintaa riskejä ottaen, vaan se toimii tarkoituksensa toteuttamiseksi vakaasti ja varmasti.
Yhdistyksen hallitus päättää velkarahoituksesta, sen ehdoista ja vakuuksista. Se myös laatii ennen velan ottoa rahoitussuunnitelman, jonka avulla varmistutaan siitä, että velka ja sen korot pystytään maksamaan sovitussa aikataulussa.
Hallitus vastaa siitä, että yhdistyksen taloushallinto on asianmukainen ja laadullisesti sekä määrällisesti riittävä. Vähimmäisvaatimuksena on tuottaa asianmukainen tilinpäätösraportointi, mahdollinen viranomaisraportointi sekä eri sidosryhmien edellyttämät tilitykset ja raportit. Yhdistyksen toiminnan johtamista varten taloushallinnon on kyettävä tuottamaan hallituksen edellyttämät luotettavat ja ajantasaiset raportit.
Niin sanottuja vaarallisia työyhdistelmiä, eli yhdistyksen rahojen käyttöä ilman riittävää valvontaa, tulee välttää ja tarvittaessa ottaa käyttöön korvaavia valvontamenetelmiä.
Yhdistys laatii kultakin tilinpitovuodelta tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen.
On suositeltavaa olla mahdollisimman avoin ja ylittää lainsäädännön vähimmäisvaatimukset tilinpäätöksessä ja toimintakertomuksessa sekä konsernitilinpäätöksessä. Konsernitilinpäätös laaditaan aina silloin, kun se auttaa saamaan yhdistyksen tuloksesta ja taloudellisesta asemasta paremman kuvan kuin pelkän yhdistyksen erillistilinpäätöksen perusteella saa.
Tilinpäätökseen kuuluvien ja siihen liitettyjen asiakirjojen on oltava selkeitä ja niiden on muodostettava yhtenäinen kokonaisuus. Tilinpäätöksen ja kirjanpitolain mukaan siihen liittyvän toimintakertomuksen tulee antaa oikeat ja riittävät tiedot yhdistyksen taloudellisesta asemasta sekä toiminnasta ja sen tuloksesta.
Toimintakertomuksen sisällön laajuudesta määrätään kirjanpitolaissa. Lisäksi yhdistyslaissa määrätään, että toimintakertomuksesta käy pääpiirteissään ilmi, millä tavoin yhdistys on toiminut tarkoituksensa toteuttamiseksi tilikauden aikana.
Vuosikertomus ja toimintakertomus eroavat toisistaan.
Toimintakertomuksen sisältö on rajoitettu lainsäädännön edellyttämiin informaatiovaatimuksiin. Vuosikertomus on lakisääteistä kuvausta laajempi kertomus yhdistyksen toteutuneesta toiminnasta, toiminnan periaatteista ja päämääristä ja esimerkiksi sen yhteiskunnallisesta merkityksestä. Vuosikertomuksen yhteydessä julkaistaan tarkastetut tilinpäätös- ja toimintakertomustiedot.
Vuosikertomuksessa noudatetaan avoimuutta. Raportoinnin on oltava selkeää ja perustuttava tosiasioihin siten, että lukijalla on mahdollisuus muodostaa riittävän täsmällinen kuva yhdistyksestä ja sen toiminnasta. Tekstiä on hyvä havainnollistaa kuvin ja graafisin esityksin.
Sisäisen raportoinnin tietoja on suositeltavaa käyttää avoimesti myös ulkoisessa tiedottamisessa. Jos jokin tieto on tärkeä yhdistyksen ohjauksessa tai johtamisessa, niin sen voi kertoa myös julkisesti.
Vuosikertomus on saatavilla yhdistyksen kotisivuilla.
Yhdistyksen valvonnassa tärkeintä on luoda toimiva omavalvonta. Jos toimielimiä on useampia kuin pelkkä hallitus, tulee laatia näille selkeät valvontasuhteet. Sama koskee toimihenkilöitä.
Yhdistyksen ulkopuolista valvontaa hoitavat tilintarkastajat sekä viranomaisena Patentti- ja rekisterihallitus.
Hallitus määrittelee yhdistyksen sisäisen valvonnan periaatteet ja seuraa valvonnan toimivuutta.
Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tavoitteena on varmistaa, että yhdistyksen toiminta on säännösten ja periaatteiden mukaista ja informaatio luotettavaa.
Valvontaan liittyvät toimintatavat ja velvollisuudet määritellään yhdistyksen työjärjestyksessä tai vastaavassa asiakirjassa.
Seuroissa voi riittää, että hallitus päättää henkilöiden työtehtäviin liittyvistä velvollisuuksista, sopii
raportoinnin periaatteista ja seuraa säännöllisesti yhdistyksen tulosta ja taloudellista asemaa sekä toimintaa.
Hallitus määrää menettelytavan jolla varmistetaan, että kaikki yhdistykselle kuuluvat tulot tuloutetaan yhdistyksen kirjanpitoon oikeansuuruisina, että yhdistys maksaa vain sille kuuluvia ja asianmukaisesti hyväksyttyjä menoja ja että sen omaisuus on tallessa.
Hallitus määrittelee toiminnan laatuun ja laajuuteen nähden riittävän sisäisen raportoinnin periaatteet. Sisäinen raportointi on osa yhdistyksen sisäistä valvontaa. Raportointi tehdään kirjallisena ja sen tulee olla selkeää ja avointa.
Raportointiin sisältyvät selvitys yhdistyksen tuloksesta, taloudellisesta asemasta, rahoituksesta ja toiminnasta sekä siitä, miten ne ovat muuttuneet ja poikkeavat suunnitellusta. Siihen voi sisältyä myös tietoja henkilöstöstä sekä muista toiminnan johtamisen kannalta tärkeistä asioista.
Pienimmissä yhdistyksissä voi riittää kerran vuodessa tehtävä tilinpäätös ja toimintakertomus.
Hallitus määrittelee ja kirjaa yhdistyksen toiminnan laatuun ja laajuuteen nähden riittävät riskienhallinnan periaatteet sekä keskeiset riskit. Tämä dokumentti liitetään hallituksen pöytäkirjoihin. Hallitus seuraa yhdistyksen ja sen tytäryhtiöiden toimintaan liittyviä riskejä. Merkittävimmistä riskeistä ja epävarmuustekijöistä raportoidaan vuosi- ja toimintakertomuksessa.
Hyvä maine on yhdistyksen keskeinen menestystekijä ja sen vaaliminen on erittäin tärkeää. Hyvä maine edistää yhdistyksen mahdollisuutta saada piiriinsä päteviä asiantuntijoita ja toimielinten jäseniä sekä osaavaa henkilökuntaa. Myös yksityiset lahjoitukset ja testamentit suuntautuvat hyvämaineisille yhdistyksille.
Tilin- ja toiminnantarkastus on hyvin tärkeä osa yhdistyksen valvontaa. Sen järjestämiseen tulee kiinnittää erityistä huomiota.
Tilintarkastajalla tarkoitetaan nykyään lain mukaan vain ammattimaista, tutkinnon suorittanutta, hyväksyttyä tilintarkastajaa, nk. KHT- tai HTM-tilintarkastajaa tai vastaavaa tilintarkastusyhteisöä.
Tilintarkastajan käyttäminen on maksullista ja siksi tilintarkastajaa käytetään yleensä vain silloin, jos se on pakollista yhdistyksen sääntöjen tai toiminnan laajuuden vuoksi.
Toiminnantarkastaja on puolestaan maallikkotarkastaja. Toiminnantarkastajan ei tarvitse olla ammattilainen, mutta hänellä on oltava sellainen taloudellisten ja oikeudellisten asioiden tuntemus kuin tarkastettavan järjestön toimintaan nähden on tarpeellista. Usein toiminnantarkastaja on järjestön entinen pitkäaikainen toimija.
Hallituksen ja yhdistyksen muun johdon on varattava tilin – ja toiminnantarkastajille tilaisuus toimittaa tarkastus siinä laajuudessa kuin tämä katsoo sen tarpeelliseksi sekä annettava tälle pyydettäessä lisäselvitystä ja -apua.
Tilintarkastustoimeksiannon ehdoista tulisi sopia etukäteen. Ehdot voidaan tarvittaessa kirjata toimeksiantokirjeeseen tai muuhun vastaavaan sopimukseen. Näin syntyvä dokumentti vahvistaa toimeksiannon vastaanottamisen ja määrittää tilintarkastuksen tavoitteet ja laajuuden, hallituksen ja tilintarkastajan velvoitteet sekä tilintarkastajan raportoinnin muodon ja tavat.
Tilintarkastaja tarkastaa yhdistyksen kirjanpidon, tilinpäätöksen, toimintakertomuksen ja hallinnon sekä emoyhdistyksen konsernitilinpäätöksen ja laatii niistä tilintarkastuskertomuksen.
Tilintarkastajalla on läsnäolo-oikeus ja hänet kutsutaan yhdistyksen toimielimen kokoukseen, jossa käsitellään hänen tehtäviinsä liittyviä asioita.
Tilintarkastus on luonteeltaan laillisuustarkastusta, ei tarkoituksenmukaisuustarkastusta, joten tilintarkastuksessa ei yleensä oteta kantaa päätösten tarkoituksenmukaisuuteen.
Tilintarkastus ei korvaa hallituksen valvontavastuuta.
Toiminnantarkastus sisältää sekä järjestön talouden että hallinnon tarkastuksen.
Talouspuolelta tarkastetaan järjestön kirjanpito ja tilinpäätös. Yhtä olennainen osa toiminnantarkastajan toimenkuvaa on varmistaa myös, että hallitus on hoitanut asioita muodollisesti oikein – siis järjestön sääntöjen ja yhdistyslain mukaisesti.
Käytännössä toiminnantarkastaja käy läpi hallituksen kokousten pöytäkirjat ja varmistaa, että päätökset täsmäävät kirjanpidon kanssa ja ovat yhdistyslain sekä järjestön sääntöjen mukaisia. Näin seurataan, ettei hallitus ole ylittänyt toimivaltaansa tai päättänyt jotain, mitä sillä ei olisi oikeutta päättää.
Toiminnantarkastaja siis selvittää, onko järjestön hallitus toiminut oikein vai väärin. Toiminnantarkastajan tehtävä ei kuitenkaan ole ottaa kantaa siihen, onko jokin tehty päätös hyvä tai huono.
Toiminnantarkastaja tarvitsee työhönsä seuraavat dokumentit:
- Varsinainen tilinpäätös (tuloslaskelma, tase ja toimintakertomus)
- Järjestön kirjanpito (tilikirjat ja tositteet)
- Hallituksen kokousten pöytäkirjat tilikauden ajalta
Yhdistyksen säännöt määräävät tilin – ja toiminnantarkastajien määrän ja valintatavan. Yhdistyksen tilintarkastajana voi toimia vain KHT- tai HTM-tilintarkastaja. Toiminnantarkastaja voi olla maallikko, mutta suositeltavaa on että hän tietää laajasti yhdistyksen toiminnasta.
Hallituksen on varmistettava, että tilin – ja toiminnatarkastajan valitsijat saavat riittävästi tietoa tilin- ja toiminnantarkastajaehdokkaista. Valintaa tehtäessä on huomioitava molempien asiantuntemus ja kokemus yhdistysten tilin – ja toiminnantarkastuksesta. Tilin- ja toiminnantarkastajan riippumattomuus ja suostumus tehtävään on selvitettävä ennen valintaa. Yhdistyksen tytäryrityksen tilintarkastajaksi on valittava vähintään yksi yhdistyksen tilintarkastaja.
Järjestön tulee valita tilintarkastuslaissa tarkoitettu tilintarkastaja, jos päättyneellä ja sitä edeltäneellä tilikaudella on täyttynyt vähintään kaksi seuraavista edellytyksistä:
- taseen loppusumma ylittää 100 000 euroa
- liikevaihto tai sitä vastaava tuotto ylittää 200 000 euroa
- palveluksessa on keskimäärin yli kolme henkilöä.
Tilintarkastajan palkkio määritellään toimeksiantokirjeessä. Palkkion tulee olla riittävä toimeksiantokirjeessä sovitun tilintarkastuksen toteuttamiseen. Palkkio ei saa määräytyä tavalla, joka voi vaarantaa tilintarkastajan riippumattomuuden.
Tilintarkastuspalkkiot esitetään tilinpäätöksen liitetietona.
Toiminnantarkastajan palkkiosta voidaan sopia erikseen yhdistyksen kokouksessa.
Yhdistys toimittaa määräajassa viranomaisille lainsäädännön mukaiset asiakirjat ja raportit toiminnastaan ja taloudestaan sekä tarkoituksen toteuttamiseen liittyvistä tiedoista, kuten apurahayhdistyksissä luettelon apurahansaajista. Apurahayhdistysten osalta näitä tahoja ovat Patentti- ja rekisterihallituksen yhdistysrekisteri sekä veroviranomainen. Saadut lahjoitukset ja niiden käyttö ilmoitetaan veroviranomaisille. Virallisiin selvityspyyntöihin vastataan viipymättä antamalla yhdistyksen toiminnan tarkastamisessa ja valvonnassa tarvittavat tiedot todenperäisinä ja muuttamattomina. Valvonnan edellyttämiä tietoja ei salata eikä tuhota.
Yhdistys noudattaa toiminnassaan terrorismin rahoittamisen ja rahanpesun estämistä ja selvittämistä koskevaa lainsäädäntöä. Yhdistys ilmoittaa rahanpesun selvittelykeskukselle havaitsemansa epäilyttävät liiketoimet ja epäilyt terrorismin rahoittamisesta.
Yhdistys selvittää saamiensa lahjoitusten alkuperän.
Yhdistys huomioi toiminnassaan asianmukaisen tietosuojan ja hyvän tietojenkäsittelytavan. Yhdistys noudattaa henkilötietolaissa sekä erityislaeissa tietosuojalle asetettuja vaatimuksia ja tietosuojavaltuutetun ohjeistusta. Tietosuoja koskee kaikkia yhdistyksen keräämiä, tallettamia, käyttämiä, käsittelemiä ja luovuttamia henkilötietoja. Yhdistys laatii syntyneistä henkilörekistereistä rekisterikuvaukset sekä tietosuojaselosteen, joka julkaistaan yhdistyksen kotisivulla.
Apurahahaun yhteydessä hakijoilta pyydetään suostumus henkilötietojen käsittelyyn. Jos apurahahaku tapahtuu verkossa, on tietosuojaseloste julkaistava haun yhteydessä. Apurahan hakijalle on annettava mahdollisuus kieltää tietojensa julkaisu yhdistyksen kotisivuilla.
Henkilötunnusta tai tilitietoja ei tule kerätä apurahahakemusten yhteydessä, vaan pyytää tiedot erikseen myönteisen päätöksen saajilta. Lisätietoja tietosuojasta ja hyvästä tietojenkäsittelytavasta antaa tietosuojavaltuutetun toimisto.
Yhdistyksen asioita hoitava henkilö pitää salassa saamansa tiedot toisen liike- tai ammattisalaisuudesta, toisen taloudellisesta asemasta ja henkilökohtaisista oloista.
Yhdistys huolehtii asianmukaisesti salassa pidettävien asiakirjojen ja tiedostojen salaiseksi merkitsemisestä, salaamisesta ja arkistoimisesta sekä asiakirjojen ja tiedostojen tuhoamisesta.
Yhdistys kunnioittaa lahjoittajan tahtoa olla antamatta nimeään julkisuuteen.
Verotusta käsitellään seuraavassa vain lyhyesti, eikä kaikkia verotukseen vaikuttavia seikkoja voida tässä selostaa. Yhdistyksen verotusta koskevissa asioissa tulee tutustua verottajan omiin ohjeisiin tai ottaa yhteyttä verotoimistoon.
Yhdistyksen yleishyödyllisyydestä säädetään verolaeissa. Yhdistys on yleishyödyllinen, jos se täyttää yhtäaikaisesti kolme edellytystä:
- yhdistys toimii yksinomaan ja välittömästi yleiseksi hyväksi aineellisessa, henkisessä, siveellisessä tai yhteiskunnallisessa mielessä
- yhdistystoiminta ei kohdistu vain rajoitettuun henkilöpiiriin
- yhdistys ei tuota toiminnallaan siihen osalliselle taloudellista etua osinkona, voitto-osuutena, kohtuullista suurempana palkkana tai muuna hyvityksenä
Yhdistyksen on vuosittain käytettävä tulojaan yleishyödyllisen tarkoituksensa toteuttamiseen. Yleishyödyllinen yhdistys ei saa rahastoida tuloja suhteettoman suuressa määrin, ellei yhdistyksen tarkoituksen toteuttaminen nimenomaisesti edellytä varojen rahastointia.
Toiminnan yleishyödyllisyyttä ei ratkaista euromäärillä tai suhdeluvuilla, vaan verottaja arvioi sijoitustoiminnan tai rahastoinnin vaikutusta tapauskohtaisesti kokonaisharkintaan perustuen. Tarkastelussa otetaan huomioon yhdistyksen pitkän aikavälin jakopolitiikka.
Yleishyödyllinen yhdistys on verovelvollinen tuloverotuksessa vain elinkeinotulosta ja kiinteistön tuottamasta tulosta, kun kiinteistöä ei käytetä yleiseen tai yleishyödylliseen tarkoitukseen. Arvonlisäverovelvollisuus on sidottu tuloverotukseen: yhdistys on arvonlisäverovelvollinen pääsääntöisesti vain elinkeinotulosta. Siten yhdistyksen arvonlisäverotus aktualisoituu vasta, kun tuloverotuksessa jotain tuloa pidetään elinkeinotulona.
Oikeuskäytännössä on katsottu, ettei yhdistyksen yleishyödyllisen tarkoituksen mukaista toimintaa pidetä sen elinkeinotoimintana. Luettelo sellaisesta toiminnasta, jota ei koskaan pidetä elinkeinotoimintana, löytyy verolaista. Varsinaisen yleishyödyllisen toiminnan arviointi on kuitenkin vaikeaa.
Arvioitaessa, onko tulo elinkeinotuloa vai ei, pidetään elinkeinotoimintaan viittaavina seikkoina toimimista kilpailuolosuhteissa, toiminnan kohdistumista ennalta rajoittamattomaan piiriin, toiminnan harjoittamista ansiotarkoituksessa, toistuvuutta, pysyvyyttä, toiminnan riskinalaisuutta, toiminnan tuottamaa suurehkoa osuutta yhteisön koko varainhankinnasta, palkattua henkilökuntaa, suurehkoa liikevaihtoa, varojen rahastointia ja toiminnan kohdistumista tavanomaisiin kauppatavaroihin tai suoritteisiin. Päinvastaiset kriteerit puoltavat yleishyödyllisyyttä. Lieventävänä on pidetty myös toiminnan saamaa tukea yhteiskunnan varoista.
Liitolla on monia ja eritasoisia yhteyksiä ympäröivään yhteiskuntaan. Yhteyksiä säätelevät lait, säännöt, hyvä tapa sekä moraaliset velvoitteet. Yhdistyksen viestinnän kulmakiviä ovat selkeys, avoimuus ja ytimekkyys sekä eri kohderyhmien huomioiminen.