Seuran tehtävä on täyttää sähköinen seuratietolomake vuosittain jäsenmaksulaskun yhteydessä TAMMIKUUSSA. SEURATIETOLOMAKE LÖYTYY TÄÄLTÄ. Seuran lajivastaavan tai yhteystietojen vaihtumisesta on muistettava tehdä ilmoitus mahdollisimman pikaisesti VUL:n sihteerille, joka päivittää tiedot VUL-nettiin, Valjakkourheilulehteen ja sporttirekisteriin toimistovul.fi.

Seuratietolomaketta ei lähetetä seuroille automaattisesti, mutta asiasta ilmoitetaan hyvissä ajoin etukäteen.
Seuratietojen ylläpitäminen takaa sen, että materiaali jonka VUL lähettää (kirjeet, kutsut, laskut yms.) löytää oikeaan osoitteeseen.

Seuran pitäisi löytää edustaja keväisin järjestettävään vuosikokoukseen. Täällä seuran äänimäärä kokouksessa määräytyy seuratietolomakkeessa ilmoitetun jäsenmäärän mukaan. Seura voi halutessaan antaa valtakirjan äänimääränsä käyttämisestä toisen seuran edustajalle, joka on paikalla kokouksessa.

Lisäksi seuroilla on mahdollisuus julkaista tietoja myös muista tapahtumista kuin virallisista kilpailuista VUL-netin kalenterissa ja valjakkourheilulehdessä. Mikäli seura haluaa julkaista VUL-netissä ja Valjakkourheilulehdessä itse tekemänsä kilpailukutsun (ei toimituksen laatimaa tekstimuotoista kutsua), se tulee toimittaa hyvissä ajoin VUL:lle.

Tuloksia ei julkaista myöskään automaattisesti, vaan nekin pitää seuran lähettää VUL:lle.

Tiedot tapahtumista ja tulokset kilpailuista voi lähettää osoitteeseen: toimistovul.fi